Как перейти в Битрикс24 и сохранить всех клиентов

Дедяев Максим, эксперт по внедрению Битрикс24 и построению систем продаж

Переход в Битрикс24 - это не просто загрузка таблицы с контактами. Чтобы сохранить клиентскую базу, важно перенести не только имена и телефоны, но и компании, активные сделки, ответственных менеджеров, историю работы, задачи, документы и связи между сущностями.

Переехать можно из Excel, amoCRM и других CRM-систем. Для простой базы подойдёт импорт из CSV или Excel. Для amoCRM можно использовать специальные миграторы и API. Для других платформ способ переноса выбирают по объёму данных, количеству связей, необходимости сохранить историю и сложности текущей структуры. В Битрикс24 можно импортировать компании, контакты и сделки с автоматической привязкой друг к другу.

Содержание

1. Что значит сохранить всех клиентов
2. Откуда можно перейти в Битрикс24
3. Подготовка базы перед переносом
4. Как перейти из Excel
5. Как перейти из amoCRM
6. Переход из других CRM-систем
7. В каком порядке импортировать данные
8. Как перенести активные сделки без остановки продаж
9. Как проверить результат после импорта
10. Что настроить после переноса

Что значит сохранить всех клиентов

Подробнее рассказываю в видео Как перейти в Битрикс24 из AMO , Excel и так далее, и не терять клиентов

Клиентская база - это не только список телефонов. Если перенести только контакты, менеджеры потеряют контекст: что клиент покупал, о чём договаривались, какая сделка сейчас в работе и кто отвечает за следующий шаг.

При переезде важно сохранить:

Что переносим	Зачем это нужно
Контакты	Чтобы менеджеры могли связаться с клиентом
Компании	Чтобы видеть историю работы с B2B-клиентом и связывать нескольких контактов
Сделки	Чтобы не потерять активные продажи и прогноз
Ответственных менеджеров	Чтобы клиент не остался без сотрудника
Воронки и стадии	Чтобы понять текущий статус сделки
Суммы и товары	Чтобы сохранить ценность и состав сделки
Источники заявок	Чтобы не потерять аналитику каналов привлечения
Задачи и даты следующего контакта	Чтобы менеджер продолжил работу без паузы
Историю коммуникаций	Чтобы клиенту не пришлось повторять информацию
Документы и вложения	Чтобы сохранить КП, договоры, счета, спецификации и другие материалы
Причины отказов	Чтобы анализировать прошлые потери и возвращать подходящих клиентов
Пользовательские поля	Чтобы сохранить важные данные о сегментах, продуктах, условиях, регионах и клиентах

Не всё нужно переносить в одинаковом объёме. Например, активные сделки и ключевых клиентов желательно переносить максимально полно. Старые закрытые сделки можно перенести в архив, оставить в прежней CRM на ограниченный период или загрузить только в виде сводной истории, если подробные данные не нужны для дальнейшей работы.

Главная задача перехода - не сделать максимальную выгрузку, а дать менеджеру возможность открыть карточку клиента и продолжить работу без потери контекста.

Рис.1 Карточка сделки в CRM Битрикс24

Откуда можно перейти в Битрикс24

Из Excel или Google Таблиц

Этот вариант подходит, если база ведётся вручную: в Excel, Google Таблицах, отдельных файлах у менеджеров или простой базе контактов.

Обычно в таблицах есть:

• ФИО и компания.
• Телефон и email.
• Статус клиента.
• Продукт или услуга.
• Сумма сделки.
• Комментарий менеджера.
• Дата последнего и следующего контакта.
• Источник заявки.
• Ответственный сотрудник.

Для переноса такие данные приводят к единому формату и импортируют в CRM.

Из amoCRM

Из amoCRM можно переносить контакты, компании, сделки, воронки, стадии, задачи, примечания и часть истории взаимодействия. Для этого используют готовый мигратор из Маркетплейса, экспорт файлов или перенос через API.

Перед переносом важно не копировать текущую структуру без проверки. В amoCRM этап «КП отправлено» может быть просто действием менеджера, а в Битрикс24 лучше спроектировать этапы по состоянию клиента: «Клиент получил предложение», «Клиент обсуждает условия», «Клиент подтвердил заказ».

Из других CRM-систем

Переход возможен из любой CRM, если из неё можно получить данные через экспорт, API или интеграционный сервис.

Источник	Подходящий способ переноса
Простая CRM с выгрузкой в Excel или CSV	Очистка таблицы и импорт через мастер Битрикс24
CRM с контактами, компаниями и сделками	Выгрузка сущностей по отдельности, сопоставление полей и последовательный импорт
CRM с большим объёмом данных и связями	Перенос через API или специальный скрипт
CRM с важной историей, задачами, комментариями и файлами	Миграция через API, интегратора или специализированный инструмент
Несколько разных источников	Сначала объединение и очистка базы, затем импорт в Битрикс24
CRM, которую нельзя отключить сразу	Поэтапный переход с параллельной работой ограниченное время

Подготовка базы перед переносом

Большая часть проблем при переезде возникает не в момент импорта, а на этапе подготовки данных. Если загрузить в новую CRM дубли, пустые телефоны, старые сделки без движения и разные варианты названий компаний, Битрикс24 унаследует прежние проблемы.

Сделайте резервную копию

Сохраните исходные выгрузки отдельно и не изменяйте их. Работать нужно с копией данных.

Это позволит:

• Вернуться к первоначальной информации.
• Сравнить количество записей до и после импорта.
• Найти данные, которые не перенеслись.
• Повторить тестовый импорт после исправления ошибок.

Разделите данные по типам

Не стоит хранить всё в одной таблице. Лучше подготовить отдельные файлы:

• Компании.
• Контакты.
• Активные сделки.
• Успешно закрытые сделки.
• Проигранные сделки.
• Задачи и следующий шаг.
• Товары и услуги.
• Пользовательские поля и справочники.
• Документы и ссылки на вложения.

Это помогает сохранить связи: контакт относится к компании, сделка - к контакту и компании, а задача - к сделке и ответственному менеджеру.

Очистите дубли

Проверьте повторы по:

• Телефону.
• Email.
• Названию компании.
• ИНН, если он используется.
• ФИО и названию организации.
• Внутреннему ID клиента из прежней системы.

Важно не удалить похожие записи автоматически без проверки. Например, в одной компании могут работать несколько контактов с одинаковым корпоративным email-доменом, но это не дубли.

Приведите поля к единому формату

Проверьте:

• Телефоны - в одном формате.
• Email - без пробелов и ошибок.
• Даты - в едином формате.
• Суммы - числом, без текстовых комментариев.
• Статусы - из ограниченного списка значений.
• Названия компаний - без случайных сокращений и лишних пробелов.
• Ответственных - с понятным соответствием пользователям Битрикс24.
• Источники - с едиными названиями.

Например, «Сайт», «сайт», «Форма сайта» и «Заявка с сайта» лучше объединить в один источник, если это один и тот же канал. Тогда после переезда можно будет корректно анализировать результат рекламы и конверсию.

Отделите актуальные сделки от архива

Активные сделки нужно проверить вручную вместе с менеджерами. По каждой важной сделке должны быть:

• Ответственный.
• Текущая стадия.
• Сумма.
• Контакт и компания.
• Последний результат общения.
• Следующий шаг.
• Дата следующего контакта.
• Документы или ключевые вложения.

Старые сделки без движения лучше не переносить в рабочую воронку. Их можно закрыть с понятной причиной, сохранить в архиве или загрузить отдельно без влияния на текущий прогноз.

Как перейти из Excel

Переход из Excel обычно кажется самым простым, но в нём чаще всего скрывается проблема структуры. В одной таблице могут быть смешаны контакты, компании, сделки, комментарии, статусы и задачи.

Подготовьте файлы

Для B2B-компании лучше подготовить как минимум три файла:

Файл	Основные поля
Компании	Название, ИНН, сайт, отрасль, город, адрес, ответственный
Контакты	Имя, фамилия, телефон, email, должность, компания, ответственный
Сделки	Название, компания, контакт, сумма, стадия, источник, продукт, ответственный, дата следующего контакта

Если компания работает в B2C, достаточно контактов и сделок. Если у клиента несколько контактов, сначала импортируют компанию, затем контакты, затем сделки.

Сопоставьте поля

В Битрикс24 не нужно пытаться поместить все данные в стандартные поля. Сначала определите:

• Что нужно перенести в стандартные поля CRM.
• Какие важные данные требуют пользовательских полей.
• Какие колонки больше не нужны.
• Какие значения нужно объединить в справочник.
• Какие поля должны быть обязательными в новой воронке.

Поле в Excel	Поле в Битрикс24
Компания	Компания
Контактное лицо	Контакт
Телефон	Телефон
Почта	Email
Статус	Стадия сделки
Сумма	Сумма сделки
Откуда пришёл клиент	Источник
Менеджер	Ответственный
Когда перезвонить	Задача или дата следующего контакта
Комментарий	Комментарий в таймлайне или отдельное поле с итогом последнего контакта

Рис.2 Поля в CRM в Битрикс24

Выполните тестовый импорт

Не загружайте всю базу сразу. Сначала возьмите тестовую выборку: 20-100 компаний, контактов и сделок.

Проверьте:

• Создались ли компании.
• Связались ли контакты с нужными компаниями.
• Связались ли сделки с контактами и компаниями.
• Корректно ли загрузились телефоны, email, суммы, даты и источники.
• Правильно ли сопоставились стадии.
• Назначились ли ответственные.
• Не создались ли дубли.
• Виден ли комментарий и важная история.
• Попали ли активные сделки в правильную воронку.

После проверки исправьте шаблон и только затем запускайте полный импорт.

Как перейти из amoCRM

Переход из amoCRM требует отдельного внимания, потому что в системе обычно уже есть воронки, сделки, задачи, примечания, боты, виджеты и история общения.

Что переносить из amoCRM

В зависимости от способа миграции можно перенести:

• Пользователей и ответственных.
• Контакты.
• Компании.
• Сделки.
• Воронки и стадии.
• Задачи.
• Примечания.
• Пользовательские поля.
• Теги.
• Историю событий.
• Документы и ссылки на файлы.
• Источники заявок.
• Причины отказов.

Но не всегда нужно переносить всё без изменений. Например, старые автоматизации, неиспользуемые поля, неактуальные теги и воронки от закрытых направлений лучше сначала проверить.

Способы перехода

Способ	Когда подходит
Готовый мигратор amoCRM	Нужно перенести типовые сущности, воронки и стадии без большой кастомизации
Экспорт в CSV и импорт в Битрикс24	База небольшая, важны контакты, компании и активные сделки
API или индивидуальная миграция	Нужно сохранить сложные связи, историю, нестандартные поля, документы и большой объём данных
Поэтапный переход	Продажи нельзя остановить, поэтому активные сделки переносят первыми, а архив - позже

Перед запуском мигратора нужно подготовить таблицу соответствий:

• Пользователь amoCRM → пользователь Битрикс24.
• Воронка amoCRM → направление сделок Битрикс24.
• Стадия amoCRM → стадия в новой воронке.
• Поле amoCRM → стандартное или пользовательское поле Битрикс24.
• Источник amoCRM → источник в новой CRM.
• Причина отказа amoCRM → причина в Битрикс24.

Не переносите старую воронку автоматически

Технически мигратор может скопировать прежние этапы. Но перед этим нужно проверить, отражают ли они реальное состояние клиента.

Например, старые стадии amoCRM могут быть такими:

• Звонок.
• КП.
• Перезвонить.
• Счёт.
• Думает.

Это действия менеджера или неопределённые статусы. После перехода лучше использовать понятные стадии:

• Клиент обратился.
• Клиент рассказал о задаче.
• Клиент подтвердил интерес.
• Клиент получил предложение.
• Клиент обсуждает условия.
• Клиент подтвердил заказ.
• Клиент оплатил.
• Клиент отказался.

Так менеджеры понимают, какой результат нужно получить от клиента, а руководитель видит реальную конверсию и прогноз.

Переход из других CRM-систем

Переход из других систем строится по тому же принципу: сначала аудит, затем структура новой CRM, после этого тестовый перенос и запуск.

Если старая система позволяет выгрузить CSV или Excel, можно использовать стандартный импорт Битрикс24. Если данные доступны через API, можно создать сценарий миграции, который переносит сущности и связи автоматически.

Что важно определить:

• Какие данные действительно нужны в ежедневной работе.
• Какие данные нужны только для архива и аналитики.
• Что нужно перенести до старта новой CRM.
• Что можно оставить в старой системе с доступом на ограниченный срок.
• Какие данные должны быть связаны между собой.
• Какие поля и статусы требуют преобразования.
• Какие документы и комментарии важно сохранить.
• Какие интеграции нужно подключить до запуска.
• Как сотрудники будут работать с новыми заявками в переходный период.

Для крупных проектов полезно переносить данные партиями. Например:

1. Сначала компании и контакты.
2. Затем активные сделки.
3. Потом задачи, комментарии и документы.
4. Затем закрытые сделки и архив.
5. После проверки - дополнительные поля и аналитические данные.

Последовательность важна, потому что сделка должна быть связана с уже созданной компанией и контактом.

В каком порядке импортировать данные

Правильный порядок помогает сохранить связи и избежать создания множества несвязанных карточек.

Очередность	Что импортировать	Почему
1	Пользователей и роли	Чтобы назначить правильных ответственных
2	Справочники и пользовательские поля	Чтобы данные загружались в нужном формате
3	Компании	Чтобы к ним можно было привязать контакты и сделки
4	Контакты	Чтобы связать их с компаниями
5	Товары и услуги	Чтобы добавлять их в сделки и документы
6	Активные сделки	Чтобы не остановить работу с клиентами
7	Задачи и следующий шаг	Чтобы менеджеры продолжили работу без паузы
8	Документы и важные вложения	Чтобы сохранить контекст сделки
9	Закрытые сделки и архив	Чтобы не перегружать рабочую воронку
10	История, комментарии и дополнительные данные	Если это технически возможно и нужно бизнесу

Перед полным импортом сделайте тест на небольшой выборке. Затем сравните число записей с исходной выгрузкой и проверьте ключевых клиентов вручную.

Как перенести активные сделки без остановки продаж

Самая важная часть миграции - перенос активных сделок. Если сделать это неправильно, менеджеры могут потерять клиентов в момент перехода.

Подготовьте список активных сделок

За несколько дней до запуска каждый менеджер должен проверить свои сделки:

• Какие клиенты действительно находятся в работе.
• На каком этапе находится клиент.
• Какая сумма и продукт актуальны.
• Кто принимает решение.
• Какой был последний контакт.
• Какой следующий шаг назначен.
• Когда нужно связаться с клиентом.
• Какие документы нужны.
• Есть ли особые условия, скидки, сроки или риски.

Не переносите в новую воронку все старые карточки со статусом «в работе». Иначе новая CRM сразу покажет завышенную воронку и неточный прогноз.

Запустите переход поэтапно

Безопасный сценарий:

1. Настройте Битрикс24 до переноса активных сделок.
2. Импортируйте компании, контакты и тестовую выборку сделок.
3. Проверьте связи, поля, воронки и ответственных.
4. Перенесите активные сделки в согласованный день.
5. Назначьте каждому менеджеру проверку своих сделок в новой CRM.
6. С указанного времени все новые обращения ведите только в Битрикс24.
7. Старую CRM оставьте доступной в режиме просмотра на ограниченный срок.
8. Перенесите архив и дополнительные данные после стабилизации работы.

Если компания получает много новых заявок, на период перехода важно назначить ответственного за контроль: все ли новые обращения попадают в Битрикс24, есть ли у них менеджер и задача на первый контакт.

Что делать со старой CRM

Старую систему не нужно отключать в день перехода. Обычно её оставляют в режиме просмотра на 1-3 месяца, чтобы сотрудники могли найти старую историю, документы и комментарии.

Но с даты запуска должно быть одно правило: все новые сделки, коммуникации и задачи ведутся только в Битрикс24. Иначе база снова начнёт расходиться между двумя системами.

Как проверить результат после импорта

Импорт считается успешным не после сообщения «Загрузка завершена», а после проверки данных и работы команды.

Проверьте:

• Совпадает ли количество компаний, контактов и сделок с планом переноса.
• Назначены ли ответственные менеджеры.
• Сохранились ли связи между компаниями, контактами и сделками.
• Корректно ли загрузились телефоны, email, даты, суммы и источники.
• Правильно ли сопоставились воронки и стадии.
• Есть ли у активных сделок следующий шаг.
• Сохранились ли ключевые документы и вложения.
• Создались ли дубли.
• Нет ли пустых или технических карточек.
• Работают ли права доступа.
• Приходят ли новые заявки из сайта, почты, телефонии и мессенджеров.
• Видят ли менеджеры свои сделки и задачи.
• Может ли РОП посмотреть воронку, просрочки и сделки без задач.
• Может ли собственник увидеть план, факт и прогноз.

Полезно проверить вручную 10-20 ключевых клиентов и по 5-10 сделок каждого менеджера. Такая выборка часто показывает проблемы, которые не видны в общем количестве записей.

Что настроить после переноса

Перенос базы - это только часть перехода. Чтобы Битрикс24 стал рабочей системой, после импорта нужно настроить и закрепить правила работы.

Воронку по состоянию клиента

Стадии должны показывать, что сделал или подтвердил клиент, а не действие менеджера.

Например:

• Клиент обратился.
• Клиент рассказал о задаче.
• Клиент подтвердил интерес.
• Клиент получил предложение.
• Клиент обсуждает условия.
• Клиент подтвердил заказ.
• Клиент оплатил.
• Заказ передан в исполнение.
• Клиент отказался.

Задачи и следующий шаг

У каждой активной сделки должна быть задача: звонок, встреча, подготовка КП, согласование, контроль оплаты или повторный контакт.

Сделка без следующей задачи выглядит активной только в отчёте. На практике клиентом никто не занимается.

Регламенты и обучение

Менеджеры должны понимать:

• Какие данные заполнять.
• Что означает каждая стадия.
• Когда переводить сделку дальше.
• Как фиксировать результат общения.
• Как ставить следующий шаг.
• Как передавать клиента коллегам.
• Как закрывать сделку с отказом.

РОП должен контролировать новые заявки, сделки без задач, просроченные действия, конверсию, причины отказов и качество активной воронки.

Первые недели после запуска

В первые 2-4 недели полезно регулярно проверять:

• Все ли новые обращения приходят в CRM.
• Есть ли у активных сделок ответственный и следующий шаг.
• Не возникают ли дубли.
• Заполняются ли обязательные поля.
• Правильно ли менеджеры используют стадии.
• Какие вопросы повторяются у команды.
• Какие настройки, шаблоны или регламенты нужно уточнить.

Переезжайте без потери клиентов

Переход в Битрикс24 должен сохранить не только список контактов, но и способность отдела продолжать работу с клиентами без паузы. Для этого нужно подготовить базу, спроектировать новую CRM, перенести активные сделки с задачами, проверить связи и обучить команду.

Эксперты Студии Дедяева Максима помогают перейти в Битрикс24 из Excel, amoCRM и других систем: проводят аудит базы, очищают и сопоставляют данные, проектируют воронки, настраивают импорт и миграцию, переносят активные сделки, подключают ключевые каналы, обучают сотрудников и сопровождают запуск.

На первой встрече разберём вашу текущую базу, определим, какие данные важно сохранить, и составим безопасный план перехода в Битрикс24 без остановки продаж.