Как построить систему продаж в Битрикс24

Битрикс24 сам по себе не создаёт систему продаж. Можно подключить телефонию, создать сделки, добавить роботов и воронку, но менеджеры всё равно будут терять клиентов, если не понимают, что делать на каждом этапе и какой результат нужно получить от клиента.

Сначала нужно договориться, как отдел работает с заявкой, сделкой, заказом и постоянным клиентом. Затем перенести эту логику в Битрикс24, обучить команду и регулярно улучшать каждый этап по данным CRM.

Мы помогаем не просто настроить CRM. Мы строим систему продаж, в которой менеджеры не теряют клиентов, руководитель видит реальную воронку, а компания может развивать продажи каждый месяц.

Содержание

1. CRM или система продаж
2. Какие проблемы решает система
3. Как мы строим систему
4. Что получает компания
5. Что происходит после запуска

CRM или система продаж

Наличие CRM ещё не означает, что в компании есть система продаж.

CRM может хранить клиентов, сделки, звонки, письма и документы. Но если менеджеры работают по-разному, не понимают, на какую стадию переводить клиента, не ставят следующий шаг и не используют отчёты, CRM остаётся просто базой данных.

Система продаж - это CRM вместе с правилами, ответственными сотрудниками, понятной воронкой, регламентами, обучением и регулярным улучшением процесса.

Например, в компании может быть этап «КП отправлено». Менеджер отправил файл и перевёл сделку дальше. Формально CRM заполнена, но руководитель не понимает, получил ли клиент предложение, обсудил ли его с ЛПР и готов ли двигаться к покупке.

В системе продаж этап будет называться «Клиент получил предложение». Менеджер переводит сделку на него только после того, как клиент подтвердил получение. Следующая задача — получить обратную связь и договориться о времени обсуждения условий. Тогда CRM показывает реальное состояние клиента, а не список действий менеджера.

Главная разница: CRM отвечает на вопрос «где хранить данные?», а система продаж - на вопрос «как команда должна работать с клиентом, чтобы получать результат».

Какие проблемы решает система

Систему продаж обычно нужно строить, когда заявки есть, но управлять ими сложно.

• Заявки приходят с сайта, телефонии, почты и мессенджеров, но часть остаётся без ответа.
• Менеджеры ведут сделки по-разному.
• Важные договорённости остаются в личных переписках, таблицах или почте.
• После отправки КП менеджер не назначает следующий контакт.
• В CRM много сделок, но руководитель не понимает, какие из них реально могут закрыться.
• Нет понятных причин отказа.
• Заказы передаются на склад, в производство, логистику или сервис с ошибками.
• Новый менеджер долго входит в работу.
• CRM настроена, но продажи не растут.
• Компания не понимает, какая реклама приводит сделки и оплаты.
• Клиенты не возвращаются на повторную покупку.

Мы не начинаем с вопроса: «Какие роботы вам настроить?». Сначала разбираемся, где в пути клиента возникают задержки, теряются обращения и снижается конверсия.

Как мы строим систему

1. Разбираем процесс продаж

Начинаем с брифа и аудита. Смотрим, как клиент приходит в компанию, что происходит после заявки, как менеджеры продают, готовят КП, согласовывают условия и передают заказ в работу.

На первом этапе разбираем:

• Продукты, услуги и направления продаж
• Типы клиентов и ЛПР
• Источники заявок
• Работу менеджеров
• Текущую воронку
• Расчёты, КП, счета и договоры
• Согласование цен и скидок
• Передачу заказа между продажами, производством, складом, логистикой и сервисом
• Используемые системы: сайт, телефонию, 1С, почту, MAX, Telegram и другие сервисы
• Отчёты, которые нужны РОПу и собственнику
• Возможности повторных продаж

Важно посмотреть не только на описание процесса, но и на реальные сделки. Часто руководитель считает, что основная проблема — мало заявок. А при разборе оказывается, что менеджеры не ставят следующий шаг, долго готовят КП или не возвращаются к клиенту после отправки предложения.

Рис.1 Фрагмент вопросов аудита по настройке CRM

2. Проектируем путь клиента

После аудита готовим спецификацию будущей системы продаж. В ней описываем, как клиент должен проходить путь от первого обращения до оплаты, поставки и повторной покупки.

В спецификации фиксируем:

• Какие воронки нужны компании
• Какие стадии проходит клиент
• Что должно произойти, чтобы перевести сделку дальше
• Что должен сделать менеджер на каждом этапе
• Какие данные нужно фиксировать
• Какие поля обязательны
• Кто отвечает за сделку, расчёт, документы, заказ и передачу в другой отдел
• Какие шаблоны КП, писем, сообщений и документов нужны
• Какие действия можно автоматизировать
• Какие отчёты будут использовать руководители
• Какие интеграции нужны с сайтом, АТС, 1С, складом, логистикой или другими системами

Воронку строим не по действиям менеджера, а по состоянию клиента.

Например, «КП отправлено» не показывает, что происходит с клиентом. Менеджер мог отправить документ, но клиент его не получил, не изучил и не назначил время обсуждения.

Стадия «Клиент получил предложение» означает, что клиент получил материалы и подтвердил это. Следующая задача менеджера - получить обратную связь и договориться о разговоре по условиям. Так сотруднику проще вести клиента, а руководителю - видеть реальную конверсию.

Рис.2 Фрагмент спецификации по настройке CRM Битрикс24

3. Настраиваем Битрикс24

Когда процесс согласован, переносим его в Битрикс24.

Настраиваем:

• Воронки и стадии сделок
• Карточки клиентов, компаний и сделок
• Поля, которые нужны для работы, документов и отчётов
• Права доступа для менеджеров, РОПа, логистики, сервиса и руководителей
• Автоматическое распределение заявок
• Задачи на первый контакт и следующий шаг
• Контроль просроченных задач и сделок без действий
• Шаблоны КП, счёта, договора и других документов
• Автоматизацию повторяющихся действий
• Отчёты по воронке, конверсии, менеджерам, источникам и причинам отказов
• Интеграции с сайтом, телефонией, MAX, Telegram, 1С и другими системами

На первом этапе не нужно настраивать всё, что есть в Битрикс24. Сначала создаём рабочий контур: чтобы обращения попадали в CRM, менеджеры видели свои сделки и задачи, а руководитель мог контролировать ситуацию.

4. Готовим правила работы

Настройка CRM не заменяет правила. Для каждой стадии сделки нужны короткие регламенты.

Они отвечают на вопросы:

• Какова цель стадии
• Что нужно выяснить у клиента
• Что написать или сказать
• Какие данные зафиксировать
• Какие материалы отправить
• Когда подключить руководителя, инженера, логиста или другой отдел
• Какой результат должен дать клиент
• Когда переводить сделку дальше
• Какой следующий шаг поставить

Например, при новом обращении менеджер должен не просто позвонить. Его задача - установить контакт, понять запрос, сроки, объём, участников решения и договориться о следующем действии.

После отправки КП задача менеджера - убедиться, что клиент получил документ, ответить на вопросы и назначить время обсуждения. Если клиент говорит «вернитесь через неделю», это не заметка «перезвонить позже», а задача с конкретной датой, временем и целью.

Рис.3 Фрагмент регламента для менеджера по продажам по работе в CRM Битрикс24

5. Обучаем и запускаем

После настройки обучаем команду на реальных сценариях вашей компании.

Менеджеры учатся:

• Получать новые заявки
• Вести сделки по стадиям
• Фиксировать договорённости
• Ставить следующий шаг
• Работать с КП, счетами и договорами
• Передавать заказ в другой отдел
• Закрывать сделки с понятной причиной отказа

РОП учится контролировать воронку, сделки без задач, просрочки, конверсию, причины отказов и прогноз.

Собственник получает понятный набор показателей: план и факт, активную воронку, прогноз, источники заявок, причины отказов и повторные продажи.

После обучения команда начинает работать на реальных сделках. Первые недели проверяем, все ли обращения приходят в CRM, есть ли у активных сделок следующий шаг, правильно ли используются стадии, заполняются ли нужные поля и работают ли интеграции.

Закажите внедрение Битрикс24 и получите работающую систему, которая начнет приносить результат уже в первый месяц использования.

Что получает компания

По итогам внедрения компания получает не только доступ к Битрикс24, а рабочую систему продаж.

В результате руководитель перестаёт собирать статусы вручную. Менеджеры не забывают о клиентах. Нового сотрудника проще обучить. А компания видит, что именно нужно улучшать: скорость ответа, квалификацию, коммуникацию после КП, документы, согласование условий, передачу заказа или повторные продажи.

Что происходит после запуска

После настройки CRM работа не заканчивается. Система должна развиваться вместе с бизнесом.

Каждый месяц мы работаем по циклу:

1. Выбираем один приоритет: например, ускорить обработку заявок, повысить конверсию после КП или увеличить повторные продажи.
2. Смотрим данные в Битрикс24: воронку, конверсию, длительность сделок, причины отказов, задачи и источники.
3. Разбираем реальные сделки, звонки, переписки, КП и презентации.
4. Находим конкретную причину потери.
5. Дорабатываем регламент, шаблоны, материалы, автоматизацию, отчёты или интеграции.
6. Обучаем сотрудников новому правилу.
7. В конце месяца проверяем показатель и выбираем следующую точку роста.

Например, CRM показывает, что клиенты получают КП, но редко переходят к обсуждению условий. Мы смотрим выборку сделок и видим, что менеджеры отправляют документы без согласованного следующего контакта. Затем обновляем шаблон письма, добавляем правило в регламент, настраиваем задачу и проводим короткое обучение. Через месяц проверяем конверсию этого этапа.

Так Битрикс24 становится не системой учёта, а инструментом развития продаж.

Построим систему продаж

Эксперты Студии Дедяева Максима помогут спроектировать систему продаж на базе Битрикс24: разберут путь клиента, настроят воронки и автоматизацию, подключат нужные интеграции, подготовят регламенты и обучат сотрудников работать по единым правилам.

На аудите мы бесплатно разберём, где в вашей компании теряются клиенты и деньги, какие процессы нужно выстроить в первую очередь и с чего начать цифровизацию без лишних затрат.

Поможем построить систему, в которой:

• Все обращения попадают в одну CRM
• Менеджеры понимают, что делать на каждом этапе
• У каждой сделки есть ответственный и следующий шаг
• Руководитель видит реальную воронку и прогноз
• Клиент не теряется между продажами, производством, складом и сервисом
• Продажи можно улучшать каждый месяц по данным Битрикс24

Записаться можно через форму справа или по почте expert@dm-marketing.pro. Но быстрее заполнить форму: мы свяжемся с вами и согласуем удобное время встречи.