Какие процессы можно автоматизировать с помощью CRM

Большое число людей, которые к нам обращаются, жалуются на одно и то же: менеджер каждый день делает одинаковые действия руками - ставит себе напоминания в блокноте, копирует данные в документы, вручную проверяет, кому пора перезвонить.

Это не работа с клиентом. Это трата времени на рутину.

Разберу, какие именно повторяющиеся действия можно снять с менеджера и передать системе, чтобы сделка двигалась быстрее.

1. Приветственное сообщение сразу после обращения в компанию

Клиент оставил заявку и ждёт хоть какой-то реакции - а менеджер в этот момент может быть на другом звонке или просто не успел увидеть уведомление. Пауза в несколько минут без ответа уже создаёт ощущение, что компания не торопится.

CRM решает это без участия человека: сразу после заявки клиенту автоматически уходит сообщение - «Спасибо за обращение, мы получили заявку, менеджер свяжется в течение 15 минут». Клиент чувствует внимание сразу, а менеджер получает время, чтобы спокойно подготовиться к разговору.

Рис.1 Автоматическое приветственное сообщение в Битрикс24

2. Задача связаться с клиентом - с таймером

Без системы менеджер сам решает, когда перезвонить, и часто откладывает на «чуть позже». Задержка в час-два нередко означает, что клиент уже написал конкурентам.

CRM сама создаёт задачу «связаться с клиентом» с дедлайном 20–30 минут сразу после заявки. Если задача просрочена - руководитель получает уведомление автоматически.

3. Напоминание после отправки коммерческого предложения

Отправить КП и вручную поставить себе напоминание перезвонить через день - рутина, которую менеджер повторяет по несколько раз в день для разных клиентов. Часть напоминаний неизбежно теряется, и сделка тихо остывает.

CRM ставит задачу «уточнить обратную связь» автоматически в момент отправки предложения.

Рис.2 Автоматические уведомления менеджеру в Битрикс24

4. Подсказки на этапах сделки

Частая проблема, особенно у новых сотрудников - непонимание, какое именно действие нужно совершить на конкретном этапе воронки. Менеджер либо действует по памяти, либо звонит коллеге спросить.

CRM показывает прямо в карточке сделки чек-лист или подсказку под текущий этап: что нужно сделать, какие документы подготовить, какой скрипт использовать. Например, на этапе «согласовывает условия» система напомнит подключить бухгалтера и отправить актуальный шаблон договора.

Это особенно ценно при обучении новых менеджеров - они действуют по системе, а не по интуиции.

5. Захват заявок из всех каналов

Без единой точки сбора менеджер вручную переносит заявки из сайта, почты, мессенджеров и звонков в свою рабочую таблицу - а это время на каждое обращение и риск что-то упустить.

CRM подключает все источники сразу:

• Заявка с сайта → автоматически становится сделкой в нужной воронке
• Входящий звонок → привязывается к карточке клиента, пропущенный создаёт задачу «перезвонить»
• Сообщение в Telegram или ВКонтакте → попадает в единую ленту без переключения между вкладками
• Письмо → сохраняется прямо в карточке клиента
  
  

Рис.3 Открытые линии с подключёнными каналами заявок

6. Создание документов по шаблону

Формирование КП, счёта или договора вручную - это копирование данных клиента и сумм из одного файла в другой каждый раз заново. На одну сделку немного, но за месяц - часы работы.

CRM подставляет данные из карточки сделки в готовый шаблон автоматически. Документ формируется за секунды, а ошибок при ручном копировании становится в разы меньше.

7. Контроль дебиторской задолженности

Раньше менеджер держал сроки оплаты в голове или в отдельном файле - и при загрузке текущими делами это легко упускается.

CRM отправляет напоминания менеджеру и руководителю заранее и в момент просрочки, без ручной проверки каждой сделки.

8. Письмо после отгрузки

Клиент получил товар или услугу - и часто на этом внимание к нему заканчивается, хотя именно в этот момент формируется впечатление о компании и вероятность повторной покупки.

CRM автоматически отправляет письмо или сообщение через несколько дней после отгрузки: «Как всё прошло, всё ли устроило, остались вопросы?» Менеджеру не нужно вести отдельный список, кому и когда написать - система делает это сама, а хорошие отзывы можно сразу использовать в работе с новыми клиентами.

9. Возврат к клиенту через месяц

После первой оплаты внимание менеджера обычно переключается на новых клиентов, а старые выпадают из поля зрения - хотя именно здесь чаще всего рождаются повторные продажи.

CRM ставит задачу вернуться к клиенту через 30 дней: спросить, как дела, предложить следующий шаг. Ничего не нужно запоминать вручную.

10. Распределение заявок

Ручное распределение - это либо решение руководителя по каждой заявке, либо споры внутри команды, кому достался лид.

CRM распределяет заявки автоматически по заданному правилу: по очереди, по загрузке или по региону клиента. Заявка сразу попадает к свободному сотруднику без задержки и без конфликта.

11. Автоматические отчёты

Сбор отчётов вручную - сведение данных из разных источников, подсчёт конверсии, сравнение план-факта - это часы работы каждую неделю, причём часто с опозданием на несколько дней.

CRM формирует отчёты по воронке, конверсии и результатам менеджеров автоматически, обновляя данные в реальном времени по мере движения сделок. Руководителю не нужно просить менеджеров прислать цифры - достаточно открыть готовый дашборд.

Рис.4 Отчет в Битрикс24 по сделкам

Что это даёт на практике

Каждое из этих правил само по себе кажется мелочью - сэкономить пару минут здесь, убрать одно напоминание там. Но если сложить все повторяющиеся действия, которые менеджер делает по каждой сделке вручную, за месяц это десятки часов, которые можно потратить на разговоры с клиентами, а не на рутину.

Ускорение работы со сделкой происходит не от одной волшебной функции, а от того, что система забирает на себя мелкие, повторяющиеся шаги - и менеджер быстрее двигается от заявки к оплате.

С чего начинать автоматизацию

Не нужно настраивать всё сразу - это перегружает команду до того, как она привыкла к базовой работе в системе. На старте достаточно трёх-пяти автоматизаций, которые закрывают самые частые повторяющиеся действия: приветственное сообщение, скорость реакции на заявку, напоминание после КП.

Остальное добавляется постепенно, когда понятно, где именно менеджеры теряют время на рутине в вашем конкретном бизнесе.

Если хотите понять, какие повторяющиеся действия можно снять с ваших менеджеров и как ускорить работу со сделкой без перегруза команды - начнём с бесплатного разбора вашей ситуации.

Записаться на бесплатный аудит:

Почта: expert@dm-marketing.pro