Задачи и Проекты в Битрикс24

Что такое "Задачи и Проекты" в Битрикс24

Задачи в Битрикс24 — единое пространство, которое помогает организовать работу команды: поручать небольшие задания и управлять крупными проектами. В задачах можно отслеживать процесс работы сотрудников, контролировать сроки и распределять обязанности.

Как создать задачу

Организуйте работу и создайте задачу — перейдите в раздел Задачи и проекты > Задачи и нажмите Создать

Введите название и описание задачи

В названии укажите основную мысль — это позволит вам быстро ориентироваться среди других задач. В описании подробно распишите исполнителю, что нужно сделать.

Составьте Чек-лист

Разложите крупную задачу на составляющие — так сотрудники поймут с чего начать, а вам будет легче следить за её выполнением.

Добавьте сотрудников в задачу

Сотрудники в задачах поделены на несколько ролей:

Исполнитель - Сотрудник, исполняющий задачу. Если во время создания задачи добавить разных исполнителей, то для каждого будет создана своя отдельная задача, при этом задача копируется и постановщику.

Постановщик - Сотрудник, который назначил задачу. Он подтверждает и контролирует её выполнение.

Соисполнитель - Сотрудник, участвующий в выполнении задачи. У задачи может быть только один ответственный, а соисполнителей может быть несколько.

Наблюдатель - Сотрудник, который следит за ходом задачи и может оставлять комментарии.

Как поставить задачу от лица другого сотрудника

Если вы администратор портала, то вы можете поставить задачу от лица другого сотрудника. Просто выберите нужных коллег в качестве исполнителя и постановщика.

Укажите сроки выполнения задачи

В поле Крайний срок укажите дату и время выполнения задачи.
Укажите дату начала и длительность задачи при выборе поля Планирование сроков, и система автоматически подсчитает срок её окончания. Этот помогает быстро определить сроки задачи и контролировать их выполнение.

Дополнительные настройки во вкладке Ещё

Во вкладке Ещё доступны следующие настройки:

• Разрешить исполнителю менять сроки задачи.
• Пропустить выходные и праздничные дни.
• Проконтролировать задачу после завершения.
• Добавить себе в избранное.
• Добавить в план рабочего дня.
• Сроки определяются сроками подзадач.
• Автоматически завершать задачу при завершении подзадач (и наоборот).

Наведите курсор на иконку со знаком вопроса рядом с каждой опцией, чтобы прочитать её детальное описание.

Настройте задачу во вкладке Дополнительно

Для детальной работы с задачами выставите специальные настройки. Нажмите на вкладку Дополнительно и выберите нужные опции к задаче:

• Проект — позволяет связать задачу с проектом.
• Учёт времени — включает учёт для выполнения задачи.
• Напомнить о задаче — позволяет добавить напоминание о задаче.
• Повторять задачу — опция для настройки параметров повторения задачи.
• Гант — здесь можно добавить предшествующую задачу. Что такое Диаграмма Ганта и как с ней работать?
• CRM — позволяет добавить в задачу элементы CRM.
• Сделать подзадачей — здесь можно привязать подзадачу.
• Теги — создайте теги для удобного поиска и фильтрации по задачам.
• Пользовательские поля — позволяет добавлять пользовательские поля в задачи.

После внесения всех настроек нажмите кнопку Поставить задачу.

Как создать подзадачу

Подзадача в Битрикс24 - удобный и простой в использовании инструмент для работы в рамках одного большого проекта.

Главное отличие подзадач от задач состоит в том, что они выполняются в рамках какой-то другой задачи и являются её частью.

Все подзадачи удобно группируются внутри главной, поэтому вы всегда сможете видеть, как ведётся работа по каждой из задач.

Есть несколько способов создания подзадач. Рассмотрим каждый из них.

• При просмотре задачи нажмите Ещё > Добавить подзадачу.

• Также при просмотре задачи сверху справа нажмите Добавить > Добавить подзадачу.

• При создании или редактировании задачи нажмите Дополнительно.

Найдите поле Сделать подзадачей, нажмите Добавить и укажите, для какой текущей задачи вы создаете подзадачу.

• В Списке задач щёлкните меню действий для задачи, которую вы хотите сделать основной, выберите параметр Добавить подзадачу.

• В Диаграмме Ганта щёлкните меню действий задачи, которую вы хотите сделать основной, выберите параметр Создать подзадачу.

Если вы хотите, чтобы при завершении всех подзадач автоматически была закрыта и основная задача (и наоборот), то при создании или редактировании задачи выберите опцию Автоматически завершать задачу при завершении подзадач (и наоборот).

Как только вы закончите исполнение всех подзадач, главная завершится автоматически. И наоборот, как только завершите главную – то же самое произойдет и с подзадачами.

Чтобы установить эту настройку, перейдите к редактированию задачи и нажмите Ещё.

В выпадающем списке поставьте галочку в чек-бокс напротив настройки.

Как работать с задачами

После того, как задача в Битрикс24 поставлена, процесс работы с ней зависит от роли сотрудника внутри задачи и в компании в целом.

Возможности для руководителей:

• создавать задачи для сотрудников, назначать исполнителей и устанавливать сроки выполнения;
• контролировать процесс выполнения задач и получать уведомления о состоянии каждой из них;
• анализировать выполненные задачи, отчеты и статистику для оценки эффективности работы сотрудников.
• отслеживать процесс выполнения задач, устанавливать сроки, приоритеты и отмечать задачи как завершенные;

Возможности для сотрудников:

• создавать и назначать задачи себе и другим коллегам для выполнения;
• отслеживать процесс выполнения задач, устанавливать сроки, приоритеты и отмечать задачи как завершенные;
• комментировать и обсуждать задачи с коллегами, прикреплять файлы и делиться информацией;
• получать уведомления о новых задачах и изменениях в существующих.

Исполнитель задачи в большинстве случаев отвечает за работу над ней и отчитывается по итогам ее выполнения. Постановщик следит за этапами работы и принимает результат по задачам. Наблюдатели и Соисполнители могут помогать в работе конкретных шагов или просто быть в курсе выполняемой задачи.

После постановки задачи исполнитель может ознакомиться с ее описанием и крайним сроком, чтобы оценить объем работы. Также важно обратить внимание, если задача отмечена как Важная.

Когда сотрудник готов приступить к задаче, он может начать выполнение или начать учет моего времени в случае, если постановщик установил срок выполнения задачи. Это необходимо, чтобы заинтересованные лица могли видеть, работает ли исполнитель над задачей и на каком она этапе.

В случае когда по каким-либо причинам задачу нужно отложить, вы можете приостановить работу или поставить на паузу.

Если в задаче добавлен чек-лист, он поможет вам выполнять задания шаг за шагом и не пропустить важные моменты. Как только один из пунктов чек-листа будет выполнен, просто отметьте его в списке. При необходимости вы также можете самостоятельно добавить новые пункты чек-листа, если в задаче возникнут новые шаги работы.

Все вопросы по задаче вы сможете разобрать в комментариях. Но если какие-то моменты требуют более глубокого обсуждения, вы можете начать общение с коллегами через быстрые действия прямо в задаче:

• Открыть чат – создайте отдельный чат на основании задачи. Название такого чата будет взято из названии задачи, например: Чат задачи "Собрать документы для клиента"
• Начать видеозвонок – начните видеозвонок и автоматически будет создан чат, куда будут приглашены все участники задачи.
• Написать пост – создайте пост в ленте новостей на основании задачи, в получателях будут указаны все участники задачи.
• Создать встречу – назначьте встречу на основании задачи и укажите место и время проведения. На встречу будут приглашены все участники задачи.

Чтобы не забыть о задаче в потоке остальной работы, настройте напоминание о ней и в нужное время вам придет уведомление.

Как только задача будет выполнена, вы можете оставить комментарий с результатами по ней и завершить задачу.

Если в задаче требуется отчет о работе, выберите один из комментариев и отметьте его как результат.

Группы и проекты

Как создать группу и проект

В Битрикс24 есть группы и проекты: открытые, закрытые и секретные. Главное отличие проекта от группы — возможность устанавливать сроки.

• В группе можно обсуждать вопросы, которые касаются определенного отдела или всей компании.
• В проекте можно организовывать работу команды. Свяжите проект с задачами, укажите дедлайны, назначьте ответственных и контролируйте процесс.

Определить тип

• Перейдите в раздел Группы.
• Нажмите Создать.
• Выберите тип — Проект.
• Нажмите Продолжить.

Настроить проект

Во вкладке Возможности выберите тему оформления, укажите название и параметры проекта, добавьте инструменты и внешних пользователей.

• Придумайте название проекта и добавьте описание.
• Выберите готовую тему оформления, аватар или загрузите свои.
• Нажмите Расширенные настройки, чтобы указать параметры проекта, выбрать инструменты и добавить внешних пользователей.

Параметры проекта.

• Срок — укажите срок, в который нужно выполнить проект.
• Теги — объедините проекты по общим темам. Выберите готовые или придумайте новые, чтобы фильтровать и искать по ним проекты.

Возможности

• Инструменты в проекте — поставьте галочки напротив инструментов Битрикс24, которые нужны в проекте: задачи, диск и другие.
• Тип проекта — выберите Для публикации, чтобы размещать новости проекта на вашем сайте и в базах знаний Битрикс24.

При редактировании проекта можно изменить его видимость или переместить в архив.

Внешние пользователи.

Выберите Разрешить доступ внешним пользователям, чтобы пригласить в проект клиентов, партнеров или фрилансеров. Нажмите Продолжить.

Выбрать уровень конфиденциальности

Есть три уровня конфиденциальности проекта: открытый, закрытый и секретный. Определите, кто сможет видеть проект и присоединяться к нему, — выберите уровень.

Открытый — проект виден в списке. Любой сотрудник может вступить.
Закрытый — проект виден в списке. Любой сотрудник может отправить запрос, чтобы присоединиться.
Секретный — проект не виден в списке. Вступить можно только по приглашению.

Нажмите Продолжить.

Добавить участников

• Руководитель — укажите ответственного сотрудника за проект. По умолчанию это создатель проекта, вы можете заменить его.
• Помощники руководителя — выберите одного или несколько сотрудников.
• Команда — добавьте коллег, которые работают над проектом.

Нажмите Продолжить.

Определить права помощников и команды можно в настройках доступа проекта.
Права доступа в группе и проекте

Редактировать проект

Редактировать проект можно в его карточке или в разделе Группы. Перейдите в раздел и найдите нужный проект.

В разделе Группы. Кликните Меню (≡) около проекта и нажмите Редактировать.

В карточке проекта.

1–2. Откройте карточку, нажмите О проекте > О проекте.
3–4. Нажмите Действия > Редактировать проект.

При редактировании вы можете сделать проект группой и наоборот.

Изменить тип — проект на группу

Перейдите в Расширенные настройки проекта. Напротив пункта Проект:

• • уберите галочку, чтобы изменить тип — проект на группу,
  • поставьте галочку, чтобы сделать группу проектом.

Нажмите Изменить.

После изменения руководитель проекта становится владельцем группы, а помощники руководителя — модераторами группы. Права доступа не меняются.

Как работать с задачами в проектах

Проекты Битрикс24 состоят из основных инструментов: новости, календарь, диск и задачи. Задачи в проекте связаны между собой и распределяют обязанности между сотрудниками.

Как создать задачу в проекте

Перейдите в раздел Задачи и Проекты > Проекты. Откройте проект и на вкладке Задачи нажмите Создать.

Укажите название задачи и описание. Сроки задачи не должны выходить за сроки проекта

Как найти задачу в проекте

В списке задач проекта есть фильтры для поиска.

Быстрый поиск. Найдите задачу по названию или с помощью фильтров. В поле поиска начните вводить название задачи.
Сортировка. Распределите список задач по параметрам: нажмите на столбец с нужным условием и список задач отсортируется по нему.

Режимы работы с задачами

В проектах Битрикс24 есть несколько режимов работы с задачами. Каждый режим акцентирует внимание на определенных элементах задач в проекте.

• Список — отображает максимум информации о задаче: активность, название, статус, сроки — и сортирует задачи по этим параметрам.
• Канбан — визуализирует процесс работы по колонкам и показывает этапы задачи.
• Сроки — распределяет задачи по колонкам, в зависимости от указанного в них крайнего срока.
• Мой план — работает по типу канбана и состоит из стадий, которые вы создаете сами.
• Гант — отображает задачи в виде календарной сетки, на которой показаны все взаимосвязанные проекты.
• Календарь — следит за сроками задач и загруженностью сотрудника.

Работа с задачами начинается в режиме Список. Выберите подходящий режим для отслеживания задач.

Права доступа к задачам в проекте

Для задач в проекте есть отдельные настройки доступа. Укажите, кто сможет создавать, редактировать и просматривать задачи проекта. Перейдите в раздел О проекте > Роли и права и настройте права к задачам. Настроить права доступа можно только в веб-версии.

Битрикс24 Потоки: начало работы

Потоки — это новый инструмент для эффективной работы с задачами в Битрикс24. Каждый отдел может создать собственный поток, в него будут стекаться задачи от всех сотрудников. Например, юристов часто просят проверить договор и проконсультировать по законодательству. Сотрудникам не нужно искать свободного юриста — достаточно поставить задачу в поток юридического отдела. Задачи в потоке распределяются между ответственными без хаоса и путаницы.

С помощью Потоков можно:

• собирать задачи в одном месте и распределять их между исполнителями,
• следить за загруженностью сотрудников,
• отслеживать скорость выполнения задач,
• находить проблемные места в работе.

Как создать Поток

В Потоках Битрикс24 можно собирать задачи отдела или проекта и распределять их между исполнителями.

Перейдите в раздел Задачи и Проекты > Потоки.

Создать Поток можно двумя способами: добавить новый или выбрать готовый пример. В примерах уже есть название, описание и шаблон задачи для Потока. Нажмите Создать Поток или выберите шаблон.

Перейдите к настройке Потока.

Заполните информацию о Потоке

• Добавьте название и описание Потока.
• В поле Кто может добавлять задачи в поток отметьте сотрудников, которые увидят новый Поток и смогут ставить задачи в нем.
• Укажите срок, за который сотрудник должен выполнить задачу, — в часах, днях или месяцах. Такой же срок автоматически появится во всех задачах Потока.

Как работать с Потоками

Откройте Задачи и Проекты > Потоки.

Создать новый Поток. Обычно это делает руководитель отдела. Поток появится в списке с основной информацией: время на выполнение задач, проект, количество исполнителей и задач на каждой стадии, эффективность. Эффективность рассчитывается из процента задач, которые были выполнены вовремя. Если эффективность падает, воронка становится красной. Предел эффективности в настройках устанавливает создатель Потока.

На стадиях В ожидании и В работе показано среднее время, которое задачи находятся в этих статусах. На стадии Завершены указано среднее время выполнения задач

Выбрать способ распределения задач. Задачи в Потоке ставятся не на конкретного исполнителя, а на команду. Способ распределения задач выбирает тот, кто создал Поток: по очереди автоматически или вручную.

Если в Потоке настроены шаблоны задач, сотрудникам нужно только заполнить поля

Ручное распределение задач. При таком способе руководитель назначает ответственного сотрудника, который передает задачи Потока коллегам. Сотрудник автоматически становится исполнителем в новых задачах, но он может сменить в них ответственного.

Можно передать одну или сразу несколько задач новому исполнителю

Потоки в мобильном приложении

В мобильном приложении Битрикс24 также есть список Потоков. Они находятся в разделе Задачи > Потоки. В них можно создавать и отслеживать задачи.

В мобильных Потоках указана основная информация: название, описание, проект, время на выполнение задач, эффективность и администратор. На вкладке Похожие потоки находятся Потоки, созданные тем же сотрудником.

Включить и создать новый Поток можно только в веб-версии.

Битрикс24.Скрам

В Битрикс24 появился новый раздел для работы с задачами по методу Скрам. В нем вы можете организовать работу скрам-команды и с помощью чатов и встреч быстро наладите коммуникации.

Количество скрам-команд зависит от тарифа:

• • Профессиональный — 10 команд.
  • Энтерпрайз — 20 команд.

Скрам – это гибкий способ организации рабочего процесса с задачами, с помощью которого команда может разбить на части крупный проект и выполнять его постепенно, по одному фрагменту. При этом команда может позволить себе отклониться от намеченного пути, чтобы внести в свой продукт возможные усовершенствования.

Особенности работы в Скраме:

• Короткие итерационные циклы

В Скраме задачи ставятся на небольшой отрезок времени, обычно на 2 недели. Эти циклы называются спринты, к концу которых вы получаете понятный бизнес-результат. Если задачу не выполнить за спринт, то ее можно разбить на более мелкие. Такой формат позволяет получать небольшой, но прогнозируемый результат в понятные сроки.

• Единый список дел

Все задачи, пожелания, идеи, обратная связь – записываются и приоритизируются. Такой список называется бэклог. Участники команды всегда могут посмотреть в него, вспомнить что обсуждали, найти все задачи и идеи, связанные с определенным контекстом.

• Критерии завершенности задач

Для того чтобы все участники понимали, что такое полностью завершенная задача, команда обсуждает и утверждает список условий её выполнения. Завершая задачу, сотрудник проходит по списку и проверяет себя — все ли он сделал верно.

• Системная и прозрачная работа

Работа по Скраму — это обязательные встречи строго по графику. Таких встреч 4 типа: планирование, ежедневные встречи, демонстрация результата и ретроспектива. Такая структура работы обеспечивает прозрачность и хороший темп работы, и команде больше не понадобятся внезапные совещания, планерки и другие встречи.

Как создать Скрам-команду

Для начала работы создайте скрам-команду для этого переходите в раздел Задачи и Проекты > Скрам и нажмите кнопку Создать.

В открывшемся окне укажите название, описание, выберите тему оформления и аватар.

Во вкладке Расширенные настройки вы можете указать: срок, длительность спринта, ответственного по умолчанию, теги и выбрать инструменты, с которыми будет работать скрам-команда.

После этого задайте уровень конфиденциальности. Конфиденциальность влияет на то, кто видит информацию внутри команды и как новые участники могут присоединиться к команде.

Затем пригласите участников.

В Скрам-команде выделяют несколько ролей:

• Владелец продукта – Им может быть руководитель отдела, менеджер продукта или проекта, ответственный за направление и т.д
• Scrum-мастер – Лидер-наставник, понимающий, как работать по скрам. Его задача объяснять правила, контролировать чтобы они выполнялись. Эту роль может выполнять и сам руководитель, если он организовал работу по cкраму своей команды.
• Команда разработки – Это специалисты, непосредственно реализующие задачи.
• Заинтересованные лица – Все те, кто участвует в проекте. Данные участники могут видеть задачи, принимать результат спринтов или консультировать по задачам, но не смогут ничего редактировать.

Когда вы закончите с настройками, нажмите кнопку Продолжить, скрам-команда будет создана и вы можете начать работу.

📞 Запишитесь на бесплатную консультацию, чтобы обсудить, как можно интегрировать CRM в ваши рабочие процессы.

🎯 Чтобы не пропустить новые материалы и получать практичные инструменты для роста бизнеса — подписывайтесь на Telegram-канал "Дедяев Максим — про маркетинг и автоматизацию", где мы регулярно делимся кейсами, методиками и инструментами для роста бизнеса.

💬 Хотите обсудить автоматизацию под ваши задачи? Напишите нам в Telegram или WhatsApp — проконсультируем и предложим подходящее решение.