Как работать с календарем в Битрикс24 и создавать события

В Битрикс24 есть два основных типа календарей - Мой календарь и Календарь компании.

В разделе Мой календарь вы можете составлять удобное расписание, планировать встречи с коллегами и следить за сроками задач в одном окне.

Обратите внимание, при открытии раздела Мой календарь всегда выбирается тот календарь, который выбран в качестве календаря для приглашений в настройках.

Для планирования событий, относящихся ко всей компании, используйте Календарь компании. Добавлять события в этот календарь может каждый сотрудник.

При открытии раздела Календарь компании не учитывается, в каком календаре было создано прошлое событие. По умолчанию открывается системный календарь компании.

Воспользуйтесь разделом Календаря Занятость переговорных, если в вашем офисе есть конференц-залы, переговорные комнаты, студии и так далее. Вы можете забронировать для вашего события нужную вам переговорную, чтобы встречи с коллегами и партнерами проходили максимально комфортно.

Календарь Битрикс24 позволит вам вести совместную работу с коллегами и планировать встречи с учетом занятости других сотрудников. А чтобы ваши личные события не оставались в стороне, вы можете настроить синхронизацию вашего календаря с нужными вам сервисами - Google, Microsoft, iCloud и так далее.

Каждому из разделов Календаря вы можете задать свои персональные настройки. В них вы определяете какие события и задачи будут отражены в календаре, а также можете установить его основные параметры.

Синхронизация календарей в Битрикс24

Календарь Битрикс24 отличается от личного календаря тем, что в нем вы можете вести совместную работу с коллегами и планировать встречи с учетом занятости других сотрудников.

А чтобы все события были у вас всегда под рукой – настройте синхронизацию вашего календаря Битрикс24 с нужными сервисами: Google, Microsoft или iCloud.

Как синхронизировать календарь?

Откройте раздел Календарь главного меню и нажмите на кнопку Синхронизировать календарь.

Подключите наиболее популярные календари:

• Google календарь
• Календарь Office365
• iCloud календарь

Также для синхронизации доступны мобильные и десктоп календари. Для этого нажмите Подключить другие календари.

Выберите нужный календарь и настройте синхронизацию с ним.

Как синхронизировать календарь с мобильным устройством

Синхронизируйте календарь Битрикс24 со своим мобильным телефоном, в зависимости от его операционной системы.

Как создать событие в календаре

В Календаре Битрикс24 вы можете создавать события компании с любым количеством участников.
Есть 2 способа создать событие: через быструю и полную формы.

Быстрая форма создания событий

Кликните по нужному дню в календаре, чтобы создать событие через быструю форму.

Укажите название события, время и место его проведения. Также вы можете добавить к событию неограниченное количество напоминаний.
Обязательно укажите участников события. При выборе сотрудников появится Планировщик. На нем отображается занятость ваших коллег. Вы можете выбрать время, когда все участники будут свободны.

Полная форма создания событий

Чтобы произвести более точные настройки, воспользуйтесь полной формой.

К ней можно перейти из быстрой формы или нажав Добавить в верхнем меню.
В отличие от краткой формы, в полной форме можно регулировать часовые пояса, если это необходимо.
Включите опцию Оповещать о подтверждении/отказе участников, если хотите, чтобы вам приходили уведомления о решении ваших коллег.
Чтобы создать регулярное событие, задайте Повторяемость. Все будущие события будут создаваться автоматически.
Для того, чтобы настроить повторяемость событий только по рабочим дням, выберите пункт Каждую неделю и отметьте дни, когда необходимо напомнить о событии.

Дополнительные настройки событий

Кликните по вкладке Дополнительно для редактирования других настроек.

Добавьте подробное описание и выберите для события свой цвет для отображения в календаре.

Статус занятости определит доступность сотрудника и будет ли указанное время события занято в календаре:

• Занят – сотрудник занят, указанное время события в календаре так же занято.
• Под вопросом – также занимает время в календаре, но означает что пользователь возможно будет свободен.
• Свободен – сотрудник свободен, указанное время события в календаре так же свободно.
• Отсутствую – сотрудник отсутствует на месте, указанное время события будет занесен в график отсутствий.

Вы можете закреплять за событиями элементы CRM. Например, если нужно провести обсуждение особо крупной сделки и иметь быстрый доступ к информации.

При редактировании уже созданного события вы можете включить опцию Запросить повторное подтверждение участия. Если вы измените событие, то всем участникам придет уведомление об изменении и им нужно будет еще раз подтвердить свое решение.

Чтобы создать событие, нажмите Сохранить.

Просмотр будущих событий

Для просмотра всех предстоящих событий в календаре есть особый режим - Расписание. В нем отражается список всех ваших предстоящих событий на каждый день.

Таким образом вы видите не весь календарь, а только события. Если их очень много, то режим Расписание значительно упрощает планирование.

📞 Запишитесь на бесплатную консультацию, чтобы обсудить, как можно интегрировать CRM в ваши рабочие процессы.

🎯 Чтобы не пропустить новые материалы и получать практичные инструменты для роста бизнеса — подписывайтесь на Telegram-канал "Дедяев Максим — про маркетинг и автоматизацию", где мы регулярно делимся кейсами, методиками и инструментами для роста бизнеса.

💬 Хотите обсудить автоматизацию под ваши задачи? Напишите нам в Telegram или WhatsApp — проконсультируем и предложим подходящее решение.