Автоматизация продаж для производства листового металлопроката: как мы внедрили контроль дебиторской задолженности и ускорили оплаты

Клиент и контекст проекта

В кейсе мы публикуем данные компании в обезличенном формате в соответствии с условиями конфиденциальности, поэтому опишем нашего клиента в общих чертах. Это оптовое производство листового металлопроката с регулярными отгрузками и несколькими типами документов – КП, договор, счет, УПД. В отделе продпж 12 менеджеров, плюс бухгалтерия и финансы.

До проекта «продажа» считалась закрытой, когда менеджер договорился с клиентом. Но деньги и статусы оплат существовали отдельно - в 1С и в переписках с бухгалтерией.

Ситуация до начала проекта

1. Сделки закрывались без факта оплаты

В CRM фиксировалась договоренность, но реальные оплаты контролировались вручную. Из-за этого прогноз по деньгам был неточным, а часть дебиторки накапливалась незаметно.

• нет связи сделки со счетом и оплатой;
• менеджер не видит, что счет просрочен;
• руководитель видит «продажи», но не видит «деньги».

2. Нет стандарта: кто и когда контролирует оплату

Иногда оплату контролировал менеджер, иногда бухгалтерия, иногда - никто. Сценарий зависел от конкретного клиента и привычек сотрудников.

3. Дебиторка не анализировалась по причинам

Не фиксировалось, почему клиент задерживает оплату: нет договора, не согласовали условия, нет оригиналов, «ждем подпись», «ждем финансирование» и т.д.

4. Отчеты собирались вручную

Финансовая картина строилась из выгрузок и таблиц. Это занимало время и все равно давало задержку по данным.

Цели проекта

1. Связать сделки в CRM с документами и оплатами из 1С, чтобы статус денег был виден в процессе продаж.
2. Реструктурировать воронку так, чтобы «успех» = «оплачено», а не «договорились».
3. Автоматизировать контроль: напоминания, сценарии просрочек, эскалации.
4. Собрать управленческие отчеты по дебиторке, срокам оплаты и прогнозу денежных поступлений.

Подготовка к проекту

Перед интеграцией мы разобрали документооборот и точки ответственности, чтобы автоматизировать правильный процесс.

1. Аудит цепочки «сделка → счет → оплата → отгрузка»

• описали, на каком шаге появляются счета, как согласуются реквизиты и условия;
• зафиксировали, где возникают задержки (ожидание договора, оригиналов, подтверждения от финслужбы);
• выявили разрывы: в CRM нет статуса оплаты, в 1С нет контекста сделки.

2. Проектирование статусов и причин просрочки

• согласовали единый набор статусов: счет выставлен / частично оплачен / оплачен / просрочен;
• описали причины просрочек и действия по каждой причине;
• определили роли: что делает менеджер, что делает бухгалтерия, когда подключается руководитель.

3. ТЗ на интеграцию CRM ↔ 1С

• какие документы создаются из сделки (счет, договор, реализация - по правилам клиента);
• какие статусы и суммы возвращаются обратно в сделку;
• как обрабатываем частичные оплаты и возвраты.

Рис. 1 – Статусы должника в воронке контроля дебиторской задолженности

Реализация проекта

Двигались по логике: сначала синхронизация фактов оплаты, затем - перестройка воронки и автоматизация контроля, после - финансовая аналитика.

Этап 1. Настроили связку CRM и 1С по счетам и оплатам

Мы сделали так, чтобы в карточке сделки были видны: счет, сумма, даты, статус оплаты и просрочка - без обращения в бухгалтерию.

1.1 Автосоздание счета из сделки

• счет формируется из карточки сделки (контрагент, номенклатура, цены, скидки);
• присваивается номер и сохраняется связь «сделка → счет»;
• в сделке появляется вложение (PDF) и ссылка на документ.

1.2 Возврат статуса оплаты в CRM

• подтягиваем в сделку факт оплаты и сумму;
• учитываем частичные оплаты (остаток долга виден в CRM);
• обновляем статус этапа воронки на основе факта оплаты.

Рис. 2 – 1С автоматически занес данные об оплате в карточку сделки в CRM

Этап 2. Реструктурировали воронку под финансовый результат и ввели правила перехода

Воронку перестроили так, чтобы успех фиксировался только после оплаты, а не после устной договоренности.

2.1 Создали этапы и критерии результата

• отдельные этапы для работы со счетом и оплатой;
• критерии перехода: что должно быть сделано и зафиксировано;
• обязательные поля: договор, срок оплаты, ответственное лицо у клиента.

2.2 Блокировки закрытия без оплаты

• запрет закрытия сделки как успешной без статуса «оплачено»;
• обязательная причина при переводе в «пауза/отказ»;
• контроль исключений через согласование с руководителем.

Рис. 3 – Воронка контроля дебиторской задолженности

Этап 3. Автоматизировали контроль оплат и сценарии просрочек

Мы устранили ручной контроль и создали систему, которая сама напоминает, ставит задачи и эскалирует, если счет просрочен.

3.1 Напоминания клиенту по шаблонам

• письма/сообщения клиенту с прикрепленным счетом и сроком оплаты;
• варианты тональности: мягкое напоминание, уточнение статуса, уведомление о просрочке.

3.2 Задачи менеджеру и бухгалтерии по таймерам

• за 1-2 дня до срока оплаты - задача уточнить статус;
• в день просрочки - задача менеджеру + уведомление бухгалтерии;
• через 7/14 дней просрочки - эскалация руководителю и сценарий взыскания.

3.3 Причины просрочки и следующий шаг

• обязательная фиксация причины просрочки;
• следующий шаг: что делаем дальше и когда (созвон, письмо, гарантийное письмо, перенос);
• на основании причин - отчеты по факторам задержки оплат.

Рис. 4 – Система напоминает менеджеру о просрочке оплаты и ставит задачу

Этап 4. Финансовая аналитика и прогноз поступлений

После того как факты оплаты стали корректными, мы настроили отчеты, которые помогают управлять дебиторкой и планировать кассу.

4.1 Отчет по дебиторке и периодам задолженности

• разбивка по интервалам: 0-7 / 8-14 / 15-30 / 30+ дней;
• крупнейшие должники и суммы;
• ответственные и причины задержек.

4.2 Прогноз оплат на период

• сумма ожидаемых оплат по датам и этапам;
• фильтры по филиалу/менеджеру/клиенту;
• проверка «прогноз vs факт» для управленческих решений.

Рис. 5 – Отчет по дебиторской задолженности

Результаты проекта

• Средний срок оплаты (DSO) снизился с 52 до 35 дней.
• Просроченная дебиторка уменьшилась на 38% благодаря сценариям просрочек и прозрачной ответственности.
• Сделок без подтвержденной оплаты практически не осталось - успех фиксируется по факту денег.
• Финансовый прогноз стал точнее: план-факт по оплатам видно ежедневно в CRM.

Заключение

Проект объединил продажи и финансы в единую систему: менеджер видит деньги, бухгалтерия видит контекст сделки, руководитель управляет дебиторкой на основе данных о причинах. Компания перестала фиксировать продажи без оплаты и начала управлять реальным денежным потоком.

Бесплатная встреча с экспертами по маркетингу и автоматизации

Количество мест ограничено. Записывайтесь сейчас

Записаться