Блог

Задачи и Проекты в Битрикс24

Что такое "Задачи и Проекты" в Битрикс24

Задачи в Битрикс24 — единое пространство, которое помогает организовать работу команды: поручать небольшие задания и управлять крупными проектами. В задачах можно отслеживать процесс работы сотрудников, контролировать сроки и распределять обязанности.

Как создать задачу

Организуйте работу и создайте задачу — перейдите в раздел Задачи и проекты > Задачи и нажмите Создать.

Введите название и описание задачи

В названии укажите основную мысль — это позволит вам быстро ориентироваться среди других задач. В описании подробно распишите исполнителю, что нужно сделать.

Составьте Чек-лист

Разложите крупную задачу на составляющие — так сотрудники поймут с чего начать, а вам будет легче следить за её выполнением.

Добавьте сотрудников в задачу

Сотрудники в задачах поделены на несколько ролей:
Исполнитель - Сотрудник, исполняющий задачу. Если во время создания задачи добавить разных исполнителей, то для каждого будет создана своя отдельная задача, при этом задача копируется и постановщику.
Постановщик - Сотрудник, который назначил задачу. Он подтверждает и контролирует её выполнение.
Соисполнитель - Сотрудник, участвующий в выполнении задачи. У задачи может быть только один ответственный, а соисполнителей может быть несколько.
Наблюдатель - Сотрудник, который следит за ходом задачи и может оставлять комментарии.

Как поставить задачу от лица другого сотрудника

Если вы администратор портала, то вы можете поставить задачу от лица другого сотрудника. Просто выберите нужных коллег в качестве исполнителя и постановщика.
Если вы администратор портала, то вы можете поставить задачу от лица другого сотрудника. Просто выберите нужных коллег в качестве исполнителя и постановщика.

Укажите сроки выполнения задачи

В поле Крайний срок укажите дату и время выполнения задачи.
Укажите дату начала и длительность задачи при выборе поля Планирование сроков, и система автоматически подсчитает срок её окончания. Этот помогает быстро определить сроки задачи и контролировать их выполнение.

Дополнительные настройки во вкладке Ещё

Во вкладке Ещё доступны следующие настройки:
  • Разрешить исполнителю менять сроки задачи.
  • Пропустить выходные и праздничные дни.
  • Проконтролировать задачу после завершения.
  • Добавить себе в избранное.
  • Добавить в план рабочего дня.
  • Сроки определяются сроками подзадач.
  • Автоматически завершать задачу при завершении подзадач (и наоборот).
Наведите курсор на иконку со знаком вопроса рядом с каждой опцией, чтобы прочитать её детальное описание.

Настройте задачу во вкладке Дополнительно

Для детальной работы с задачами выставите специальные настройки. Нажмите на вкладку Дополнительно и выберите нужные опции к задаче:
После внесения всех настроек нажмите кнопку Поставить задачу.

Как создать подзадачу

Подзадача в Битрикс24 - удобный и простой в использовании инструмент для работы в рамках одного большого проекта.
Главное отличие подзадач от задач состоит в том, что они выполняются в рамках какой-то другой задачи и являются её частью.
Все подзадачи удобно группируются внутри главной, поэтому вы всегда сможете видеть, как ведётся работа по каждой из задач.
Есть несколько способов создания подзадач. Рассмотрим каждый из них.
  • При просмотре задачи нажмите Ещё > Добавить подзадачу.
  • Также при просмотре задачи сверху справа нажмите Добавить > Добавить подзадачу.
  • При создании или редактировании задачи нажмите Дополнительно.

Найдите поле Сделать подзадачей, нажмите Добавить и укажите, для какой текущей задачи вы создаете подзадачу.
  • В Списке задач щёлкните меню действий для задачи, которую вы хотите сделать основной, выберите параметр Добавить подзадачу.
  • В Диаграмме Ганта щёлкните меню действий задачи, которую вы хотите сделать основной, выберите параметр Создать подзадачу.
Если вы хотите, чтобы при завершении всех подзадач автоматически была закрыта и основная задача (и наоборот), то при создании или редактировании задачи выберите опцию Автоматически завершать задачу при завершении подзадач (и наоборот).
Как только вы закончите исполнение всех подзадач, главная завершится автоматически. И наоборот, как только завершите главную – то же самое произойдет и с подзадачами.
Чтобы установить эту настройку, перейдите к редактированию задачи и нажмите Ещё.
В выпадающем списке поставьте галочку в чек-бокс напротив настройки.

Как работать с задачами

После того, как задача в Битрикс24 поставлена, процесс работы с ней зависит от роли сотрудника внутри задачи и в компании в целом.
Возможности для руководителей:

  • создавать задачи для сотрудников, назначать исполнителей и устанавливать сроки выполнения;
  • контролировать процесс выполнения задач и получать уведомления о состоянии каждой из них;
  • анализировать выполненные задачи, отчеты и статистику для оценки эффективности работы сотрудников.
  • отслеживать процесс выполнения задач, устанавливать сроки, приоритеты и отмечать задачи как завершенные;
Возможности для сотрудников:

  • создавать и назначать задачи себе и другим коллегам для выполнения;
  • отслеживать процесс выполнения задач, устанавливать сроки, приоритеты и отмечать задачи как завершенные;
  • комментировать и обсуждать задачи с коллегами, прикреплять файлы и делиться информацией;
  • получать уведомления о новых задачах и изменениях в существующих.
Исполнитель задачи в большинстве случаев отвечает за работу над ней и отчитывается по итогам ее выполнения. Постановщик следит за этапами работы и принимает результат по задачам. Наблюдатели и Соисполнители могут помогать в работе конкретных шагов или просто быть в курсе выполняемой задачи.
После постановки задачи исполнитель может ознакомиться с ее описанием и крайним сроком, чтобы оценить объем работы. Также важно обратить внимание, если задача отмечена как Важная.
Когда сотрудник готов приступить к задаче, он может начать выполнение или начать учет моего времени в случае, если постановщик установил срок выполнения задачи. Это необходимо, чтобы заинтересованные лица могли видеть, работает ли исполнитель над задачей и на каком она этапе.
В случае когда по каким-либо причинам задачу нужно отложить, вы можете приостановить работу или поставить на паузу.
Если в задаче добавлен чек-лист, он поможет вам выполнять задания шаг за шагом и не пропустить важные моменты. Как только один из пунктов чек-листа будет выполнен, просто отметьте его в списке. При необходимости вы также можете самостоятельно добавить новые пункты чек-листа, если в задаче возникнут новые шаги работы.
Все вопросы по задаче вы сможете разобрать в комментариях. Но если какие-то моменты требуют более глубокого обсуждения, вы можете начать общение с коллегами через быстрые действия прямо в задаче:
  • Открыть чат – создайте отдельный чат на основании задачи. Название такого чата будет взято из названии задачи, например: Чат задачи "Собрать документы для клиента"
  • Начать видеозвонок – начните видеозвонок и автоматически будет создан чат, куда будут приглашены все участники задачи.
  • Написать пост – создайте пост в ленте новостей на основании задачи, в получателях будут указаны все участники задачи.
  • Создать встречу – назначьте встречу на основании задачи и укажите место и время проведения. На встречу будут приглашены все участники задачи.
Чтобы не забыть о задаче в потоке остальной работы, настройте напоминание о ней и в нужное время вам придет уведомление.
Как только задача будет выполнена, вы можете оставить комментарий с результатами по ней и завершить задачу.
Если в задаче требуется отчет о работе, выберите один из комментариев и отметьте его как результат.

Группы и проекты

Как создать группу и проект

В Битрикс24 есть группы и проекты: открытые, закрытые и секретные. Главное отличие проекта от группы — возможность устанавливать сроки.
  • В группе можно обсуждать вопросы, которые касаются определенного отдела или всей компании.
  • В проекте можно организовывать работу команды. Свяжите проект с задачами, укажите дедлайны, назначьте ответственных и контролируйте процесс.

Определить тип

  1. Перейдите в раздел Группы.
  2. Нажмите Создать.
  3. Выберите тип — Проект.
  4. Нажмите Продолжить.

Настроить проект

Во вкладке Возможности выберите тему оформления, укажите название и параметры проекта, добавьте инструменты и внешних пользователей.
  • Придумайте название проекта и добавьте описание.
  • Выберите готовую тему оформления, аватар или загрузите свои.
  • Нажмите Расширенные настройки, чтобы указать параметры проекта, выбрать инструменты и добавить внешних пользователей.

Параметры проекта.

  • Срок — укажите срок, в который нужно выполнить проект.
  • Теги — объедините проекты по общим темам. Выберите готовые или придумайте новые, чтобы фильтровать и искать по ним проекты.

Возможности.

  • Инструменты в проекте — поставьте галочки напротив инструментов Битрикс24, которые нужны в проекте: задачи, диск и другие.
  • Тип проекта — выберите Для публикации, чтобы размещать новости проекта на вашем сайте и в базах знаний Битрикс24.
При редактировании проекта можно изменить его видимость или переместить в архив.

Внешние пользователи.

Выберите Разрешить доступ внешним пользователям, чтобы пригласить в проект клиентов, партнеров или фрилансеров. Нажмите Продолжить.

Выбрать уровень конфиденциальности

Есть три уровня конфиденциальности проекта: открытый, закрытый и секретный. Определите, кто сможет видеть проект и присоединяться к нему, — выберите уровень.
Открытый — проект виден в списке. Любой сотрудник может вступить.
Закрытый — проект виден в списке. Любой сотрудник может отправить запрос, чтобы присоединиться.
Секретный — проект не виден в списке. Вступить можно только по приглашению.
Нажмите Продолжить.

Добавить участников

  • Руководитель — укажите ответственного сотрудника за проект. По умолчанию это создатель проекта, вы можете заменить его.
  • Помощники руководителя — выберите одного или несколько сотрудников.
  • Команда — добавьте коллег, которые работают над проектом.
Нажмите Продолжить.
Определить права помощников и команды можно в настройках доступа проекта.
Права доступа в группе и проекте

Редактировать проект

Редактировать проект можно в его карточке или в разделе Группы. Перейдите в раздел и найдите нужный проект.
В разделе Группы. Кликните Меню (≡) около проекта и нажмите Редактировать.
В карточке проекта.
1–2. Откройте карточку, нажмите О проекте > О проекте.
3–4. Нажмите Действия > Редактировать проект.
При редактировании вы можете сделать проект группой и наоборот.

Изменить тип — проект на группу

Перейдите в Расширенные настройки проекта. Напротив пункта Проект:
  • уберите галочку, чтобы изменить тип — проект на группу,
  • поставьте галочку, чтобы сделать группу проектом.
Нажмите Изменить.
После изменения руководитель проекта становится владельцем группы, а помощники руководителя — модераторами группы. Права доступа не меняются.

Как работать с задачами в проектах

Проекты Битрикс24 состоят из основных инструментов: новости, календарь, диск и задачи. Задачи в проекте связаны между собой и распределяют обязанности между сотрудниками.

Как создать задачу в проекте

Перейдите в раздел Задачи и Проекты > Проекты. Откройте проект и на вкладке Задачи нажмите Создать.
Укажите название задачи и описание. Сроки задачи не должны выходить за сроки проекта

Как найти задачу в проекте

В списке задач проекта есть фильтры для поиска.
Быстрый поиск. Найдите задачу по названию или с помощью фильтров. В поле поиска начните вводить название задачи.
Сортировка. Распределите список задач по параметрам: нажмите на столбец с нужным условием и список задач отсортируется по нему.

Режимы работы с задачами

В проектах Битрикс24 есть несколько режимов работы с задачами. Каждый режим акцентирует внимание на определенных элементах задач в проекте.
  • Список — отображает максимум информации о задаче: активность, название, статус, сроки — и сортирует задачи по этим параметрам.
  • Канбан — визуализирует процесс работы по колонкам и показывает этапы задачи.
  • Сроки — распределяет задачи по колонкам, в зависимости от указанного в них крайнего срока.
  • Мой план — работает по типу канбана и состоит из стадий, которые вы создаете сами.
  • Гант — отображает задачи в виде календарной сетки, на которой показаны все взаимосвязанные проекты.
  • Календарь — следит за сроками задач и загруженностью сотрудника.
Работа с задачами начинается в режиме Список. Выберите подходящий режим для отслеживания задач.

Права доступа к задачам в проекте

Для задач в проекте есть отдельные настройки доступа. Укажите, кто сможет создавать, редактировать и просматривать задачи проекта. Перейдите в раздел О проекте > Роли и права и настройте права к задачам. Настроить права доступа можно только в веб-версии.

Битрикс24 Потоки: начало работы

Потоки — это новый инструмент для эффективной работы с задачами в Битрикс24. Каждый отдел может создать собственный поток, в него будут стекаться задачи от всех сотрудников. Например, юристов часто просят проверить договор и проконсультировать по законодательству. Сотрудникам не нужно искать свободного юриста — достаточно поставить задачу в поток юридического отдела. Задачи в потоке распределяются между ответственными без хаоса и путаницы.
С помощью Потоков можно:
  • собирать задачи в одном месте и распределять их между исполнителями,
  • следить за загруженностью сотрудников,
  • отслеживать скорость выполнения задач,
  • находить проблемные места в работе.

Как создать Поток

В Потоках Битрикс24 можно собирать задачи отдела или проекта и распределять их между исполнителями.
Перейдите в раздел Задачи и Проекты > Потоки.
Создать Поток можно двумя способами: добавить новый или выбрать готовый пример. В примерах уже есть название, описание и шаблон задачи для Потока. Нажмите Создать Поток или выберите шаблон.
Перейдите к настройке Потока.
Заполните информацию о Потоке
  1. Добавьте название и описание Потока.
  2. В поле Кто может добавлять задачи в поток отметьте сотрудников, которые увидят новый Поток и смогут ставить задачи в нем.
  3. Укажите срок, за который сотрудник должен выполнить задачу, — в часах, днях или месяцах. Такой же срок автоматически появится во всех задачах Потока.

Как работать с Потоками

Откройте Задачи и Проекты > Потоки.
Создать новый Поток. Обычно это делает руководитель отдела. Поток появится в списке с основной информацией: время на выполнение задач, проект, количество исполнителей и задач на каждой стадии, эффективность. Эффективность рассчитывается из процента задач, которые были выполнены вовремя. Если эффективность падает, воронка становится красной. Предел эффективности в настройках устанавливает создатель Потока.

На стадиях В ожидании и В работе показано среднее время, которое задачи находятся в этих статусах. На стадии Завершены указано среднее время выполнения задач

Выбрать способ распределения задач. Задачи в Потоке ставятся не на конкретного исполнителя, а на команду. Способ распределения задач выбирает тот, кто создал Поток: по очереди автоматически или вручную.

Если в Потоке настроены шаблоны задач, сотрудникам нужно только заполнить поля

Ручное распределение задач. При таком способе руководитель назначает ответственного сотрудника, который передает задачи Потока коллегам. Сотрудник автоматически становится исполнителем в новых задачах, но он может сменить в них ответственного.

Можно передать одну или сразу несколько задач новому исполнителю

Потоки в мобильном приложении

В мобильном приложении Битрикс24 также есть список Потоков. Они находятся в разделе Задачи > Потоки. В них можно создавать и отслеживать задачи.
В мобильных Потоках указана основная информация: название, описание, проект, время на выполнение задач, эффективность и администратор. На вкладке Похожие потоки находятся Потоки, созданные тем же сотрудником.

Включить и создать новый Поток можно только в веб-версии.

Битрикс24.Скрам

В Битрикс24 появился новый раздел для работы с задачами по методу Скрам. В нем вы можете организовать работу скрам-команды и с помощью чатов и встреч быстро наладите коммуникации.
Количество скрам-команд зависит от тарифа:
  • Профессиональный — 10 команд.
  • Энтерпрайз — 20 команд.
Скрам – это гибкий способ организации рабочего процесса с задачами, с помощью которого команда может разбить на части крупный проект и выполнять его постепенно, по одному фрагменту. При этом команда может позволить себе отклониться от намеченного пути, чтобы внести в свой продукт возможные усовершенствования.
Особенности работы в Скраме:
  • Короткие итерационные циклы
В Скраме задачи ставятся на небольшой отрезок времени, обычно на 2 недели. Эти циклы называются спринты, к концу которых вы получаете понятный бизнес-результат. Если задачу не выполнить за спринт, то ее можно разбить на более мелкие. Такой формат позволяет получать небольшой, но прогнозируемый результат в понятные сроки.
  • Единый список дел
Все задачи, пожелания, идеи, обратная связь – записываются и приоритизируются. Такой список называется бэклог. Участники команды всегда могут посмотреть в него, вспомнить что обсуждали, найти все задачи и идеи, связанные с определенным контекстом.
  • Критерии завершенности задач
Для того чтобы все участники понимали, что такое полностью завершенная задача, команда обсуждает и утверждает список условий её выполнения. Завершая задачу, сотрудник проходит по списку и проверяет себя — все ли он сделал верно.
  • Системная и прозрачная работа
Работа по Скраму — это обязательные встречи строго по графику. Таких встреч 4 типа: планирование, ежедневные встречи, демонстрация результата и ретроспектива. Такая структура работы обеспечивает прозрачность и хороший темп работы, и команде больше не понадобятся внезапные совещания, планерки и другие встречи.

Как создать Скрам-команду

Для начала работы создайте скрам-команду для этого переходите в раздел Задачи и Проекты > Скрам и нажмите кнопку Создать.
В открывшемся окне укажите название, описание, выберите тему оформления и аватар.
Во вкладке Расширенные настройки вы можете указать: срок, длительность спринта, ответственного по умолчанию, теги и выбрать инструменты, с которыми будет работать скрам-команда.
После этого задайте уровень конфиденциальности. Конфиденциальность влияет на то, кто видит информацию внутри команды и как новые участники могут присоединиться к команде.
Затем пригласите участников.
В Скрам-команде выделяют несколько ролей:
  • Владелец продукта – Им может быть руководитель отдела, менеджер продукта или проекта, ответственный за направление и т.д
  • Scrum-мастер – Лидер-наставник, понимающий, как работать по скрам. Его задача объяснять правила, контролировать чтобы они выполнялись. Эту роль может выполнять и сам руководитель, если он организовал работу по cкраму своей команды.
  • Команда разработки – Это специалисты, непосредственно реализующие задачи.
  • Заинтересованные лица –Все те, кто участвует в проекте. Данные участники могут видеть задачи, принимать результат спринтов или консультировать по задачам, но не смогут ничего редактировать.
Когда вы закончите с настройками, нажмите кнопку Продолжить, скрам-команда будет создана и вы можете начать работу.
Попробуйте бесплатно 15 дней все возможности Битрикс24.

Для России: bitrix24.ru
Для Казахстана: bitrix24.kz

Запишитесь на аудит и презентацию по ссылке:dm-marketing.pro
2024-11-13 10:12 База знаний